Zatrudnienie niani – jak dopełnić formalności?

maribu

Stało się. Podjęliście decyzję o zatrudnieniu niani. Teraz czas na dopełnienie formalności.

Czeka Was:

  1. podpisanie umowy uaktywniającej (wzór i omówienie znajdziesz tutaj),
  2. zgłoszenie niani (i siebie) do ZUS,

a nianię także dopełnienie obowiązków wobec urzędu skarbowego (tak, dobrze rozumiesz – na rodzicu zatrudniającym nianię nie ciąży obowiązek odprowadzania podatku z tytułu umowy uaktywniającej, ale o tym za chwilkę 😉 ).

W jaki sposób zgłosić nianię do ZUS-u?

W ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy jeden z rodziców musi wypełnić i złożyć w ZUS-ie (osobiście lub za pośrednictwem poczty) dwa formularze:

1. ZUS ZFA – dzięki niemu rodzic stanie się dla ZUS płatnikiem,

2. ZUS ZUA  – dzięki niemu niania zostaje zgłoszona do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego

lub

ZUS ZZA – jeżeli niania równocześnie pracuje na cały etat, a Twoim dzieckiem będzie opiekować się np. tylko wieczorami po pracy i w weekendy – w ten sposób zgłaszasz nianię do ubezpieczenia zdrowotnego.

Pod swoim wypełnionym zgłoszeniem (ZUS ZFA) musi podpisać się rodzic.

Pod zgłoszeniem niani (ZUS ZUA lub ZUS ZZA) muszą podpisać się rodzic i niania.

Przykłady wypełnienia formularzy ZUS ZFA, ZUS ZUA oraz ZUS ZZA załączone w odrębnych plikach powyżej pochodzą ze strony internetowej ZUS-u: www.zus.pl. Formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA nie obejmują zgłoszenia niani do ubezpieczenia chorobowego.

Jak rozliczać składki na ubezpieczenie niani?

Rodzic musi rozliczyć składki niani na odpowiednich formularzach (osobiście lub za pośrednictwem poczty) do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu zatrudnienia niani, a więc gdy umowa zostanie zawarta w lutym, rodzic musi rozliczyć składki do 15-ego marca.

Te formularze to:

  • ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa ( tutaj znajdziesz wzór wypełnienia i omówienie),
  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny – jeżeli zgłosiłeś/zgłosiłaś nianię do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego ( tutaj znajdziesz wzór wypełnienia i omówienie)

lub

ZUS RZA – jeżeli zgłosiłeś/zgłosiłaś nianię tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (tutaj znajdziesz wzór wypełnienia i omówienie).

Jeżeli wynagrodzenie niani z tytułu umowy uaktywniającej nie przekracza kwoty tzw. najniższej krajowej (obecnie 2000 zł brutto), w następnych miesiącach ZUS będzie tworzył te dokumenty sam. Jeżeli wynagrodzenie będzie wyższe, niestety przybędzie Ci dokumentacji do wysyłania, bo co miesiąc trzeba będzie wysyłać formularze rozliczeniowe do ZUS.

Dla tych rodziców, którzy zdecydują się na wyższe wynagrodzenie dla niani, polecam zapoznanie się z poradnikiem dostępnym na stronie ZUS, a tu dodam tylko tyle, że w przypadku, gdy wynagrodzenie to będzie wyższe, rodzic będzie płatnikiem składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne od podstawy stanowiącej kwotę nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia.

Uwaga! Ponowne złożenie dokumentów wymagane jest także wtedy, gdy niania za dany miesiąc pobierała zasiłek chorobowy.

Rodzic ma obowiązek informowania ZUS o:

  • każdej zmianie mającej wpływ na opłacanie składek (a więc o zmianie wysokości wynagrodzenia niani, ale także np. o ewentualnym podjęciu przez nią innej pracy)
  • rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy uaktywniającej.

Obowiązek wyrejestrowania niani z ZUS

W przypadku, gdy umowa uaktywniająca wygaśnie lub zostanie rozwiązana, rodzic musi w ciągu 7 dni od tego zdarzenia wyrejestrować nianię z ubezpieczeń. Służy do tego formularz ZWUA.

Czy zatrudnienie niani należy zgłosić do urzędu skarbowego?

Rodzic zatrudniający nianię nie jest płatnikiem podatku dochodowego z tytułu zawartej z nią umowy uaktywniającej, co oznacza że:

– nie zgłasza zatrudnienia niani do urzędu skarbowego,

– nie ciąży na nim obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanego niani wynagrodzenia, 

  • nie ma obowiązku sporządzenia i przekazania niani lub organowi podatkowemu (Naczelnikowi urzędu skarbowego) deklaracji i informacji podatkowych PIT-11 czy PIT-4R.

Dla niani przychód z tytułu umowy uaktywniającej będzie tzw. przychodem z innych źródeł, który będzie ona wykazywać w formularzu PIT-36. Niania nie musi (choć może) wpłacać zaliczek na podatek dochodowy. Powinna jednak pamiętać o tym, by posiadać dokumenty potwierdzające wysokość uzyskanego przychodu oraz wysokość odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Składki może więc opłacać za rodzica ZUS, niania sama opłaca podatek. Minimum formalności i kosztów po stronie rodzica. Gdzie tkwi haczyk? W czasie, na jaki może zostać zawarta umowa uaktywniająca i w warunkach, jakie muszą spełniać rodzice i dziecko. Jeżeli Twoja pociecha chodzi do żłobka albo ma więcej niż 3 latka (nie więcej niż 4 jeżeli nie dostała się do przedszkola), niestety nie będziesz mógł/mogła zawrzeć umowy uaktywniającej.

Jeżeli jednak spełniasz wszystkie kryteria i chcesz zatrudnić nianię, mam nadzieję, że posty na blogu jeszcze bardziej Ci to ułatwią 🙂

Prawa do zdjęcia należą do: maribu