Opieka na dziecko do 14 lat

Zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem to jedno z ważnych uprawnień przysługujących rodzicom, ale jego wykorzystanie wymaga znajomości kilku zasad liczenia. Wiele wątpliwości budzi przede wszystkim określenie momentu, do którego przysługuje to prawo, sposób przeliczania wymiaru zwolnienia oraz zasady dla osób pracujących na niepełny etat. Poniżej wyjaśniamy wszystkie kwestie związane z obliczaniem i wykorzystaniem opieki na dziecko do 14 lat.

Podstawy prawne i wymiar zwolnienia na opiekę

Artykuł 188 Kodeksu pracy stanowi, że pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Uprawnienie to nie zależy od stażu pracy, rodzaju umowy ani wymiaru etatu. Wymiar zwolnienia jest niezależny od liczby dzieci – rodzic wychowujący jedno dziecko ma prawo do takiego samego wymiaru jak rodzic trójki dzieci.

Zwolnienie przysługuje do wykorzystania wyłącznie w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok i nie można za nie otrzymać ekwiwalentu pieniężnego. Z tego względu rodzice powinni planować wykorzystanie opieki przed końcem grudnia danego roku, aby uprawnienie nie przepadło.

Jeżeli oboje rodzice są zatrudnieni, z uprawnienia może skorzystać jedno z nich lub mogą podzielić się wymiarem zwolnienia. Pracownik składający wniosek powinien dołączyć oświadczenie o braku zamiaru korzystania ze zwolnienia przez drugiego rodzica. Prawo do opieki przysługuje również wtedy, gdy drugi rodzic nie pracuje, przebywa na urlopie rodzicielskim, wychowawczym lub bezpłatnym.

Jak obliczyć wiek dziecka i ostatni dzień uprawnienia?

Obliczanie momentu, do którego przysługuje opieka na dziecko, budzi najwięcej wątpliwości wśród pracowników i pracodawców. Kodeks pracy nie precyzuje tej kwestii bezpośrednio, dlatego zgodnie z art. 300 Kodeksu pracy w sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.

Artykuł 112 Kodeksu cywilnego stanowi, że przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia. W praktyce oznacza to, że dziecko urodzone na przykład 27 lutego 2011 roku ukończy 14 lat dokładnie 27 lutego 2025 roku o godzinie 0:00, a nie następnego dnia o godzinie 24:00.

Z perspektywy rodzica ta zasada ma istotne znaczenie. Pracownik może skorzystać z ostatniego dnia opieki najpóźniej w przeddzień 14. urodzin dziecka. Jeśli dziecko kończy 14 lat 27 lutego, ostatnim dniem, w którym rodzic może wykorzystać zwolnienie z art. 188, jest 26 lutego. Od dnia urodzin, a ściślej od godziny 0:00 tego dnia, uprawnienie wygasa. Jeżeli pracownik nie skorzystał z przysługującego mu zwolnienia do tego momentu, traci do niego prawo w całości i nie może już go wykorzystać w tym roku kalendarzowym.

Dni czy godziny – wybór formy wykorzystania opieki

Pracownik decyduje o sposobie wykorzystania zwolnienia w pierwszym wniosku składanym w danym roku kalendarzowym. Może wybrać wykorzystanie w dniach (2 dni) lub w godzinach (16 godzin). Ta decyzja jest wiążąca do końca roku – nie można już później zmienić sposobu korzystania z uprawnienia.

Wykorzystanie zwolnienia w dniach

Jeżeli pracownik w pierwszym wniosku wskaże, że chce skorzystać z jednego dnia zwolnienia, wykorzysta pełny dzień pracy niezależnie od zaplanowanego na ten dzień wymiaru godzin. Oznacza to, że osoba pracująca w systemie podstawowym (8 godzin dziennie) wykorzysta dzień ośmiogodzinny, natomiast pracownik w systemie równoważnym na zmianach 12-godzinnych wykorzysta pełne 12 godzin.

Do końca roku pracownikowi pozostanie do wykorzystania jeszcze jeden dzień. Przy wykorzystywaniu zwolnienia w dniach nie ma znaczenia wymiar etatu ani norma czasu pracy – zawsze są to dwa pełne dni pracy zgodnie z harmonogramem pracownika.

Wykorzystanie zwolnienia w godzinach

Jeśli pracownik w pierwszym wniosku wskaże wymiar godzinowy, na przykład 5 godzin, do końca roku pozostanie mu do wykorzystania 11 godzin. Godzinowy wymiar zwolnienia daje większą elastyczność – można go dzielić na mniejsze części i wykorzystywać w różnych dniach. Pracownik może wziąć wolne na 2 godziny, następnie na 3 godziny, potem na 4 godziny i tak dalej, aż do wyczerpania puli 16 godzin.

Ten sposób jest szczególnie wygodny dla osób pracujących w standardowym systemie ośmiogodzinnym, które potrzebują krótszych okresów wolnego na konkretne sprawy związane z dzieckiem, takie jak wywiadówka, wizyta u lekarza czy ważne wydarzenie szkolne.

Jak przeliczyć wymiar opieki dla niepełnego etatu?

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, którzy wybiorą wykorzystanie zwolnienia w godzinach. Wymiar zwolnienia godzinowego ustala się wówczas proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, a niepełną godzinę zaokrągla się zawsze w górę do pełnej godziny.

Osoba zatrudniona na 1/4 etatu ma prawo do 4 godzin zwolnienia (16 × 1/4 = 4). Pracownik zatrudniony na 1/5 etatu również otrzyma 4 godziny (16 × 1/5 = 3,2, co zaokrągla się w górę do 4). Przy etacie 1/3 przysługuje 6 godzin (16 × 1/3 = 5,33, zaokrąglone do 6), natomiast przy 2/5 etatu będzie to 7 godzin (16 × 2/5 = 6,4, zaokrąglone do 7).

Zasada proporcjonalnego przeliczania i zaokrąglania w górę ma na celu zapewnienie, że pracownicy na niepełnych etatach nie zostaną pozbawieni możliwości skorzystania z opieki nawet przy bardzo małych wymiarach zatrudnienia. Warto podkreślić, że przy wyborze wykorzystania zwolnienia w dniach proporcjonalne przeliczanie nie ma zastosowania – zawsze są to dwa pełne dni pracy.

O czym koniecznie musisz pamiętać?

Zmiana wymiaru czasu pracy w trakcie roku

Zmiana etatu w ciągu roku kalendarzowego wymaga szczególnej uwagi przy obliczaniu pozostałego wymiaru opieki, jeśli pracownik wybrał wykorzystanie w godzinach. Konieczne jest przeliczenie odrębnie dla okresu zatrudnienia w poszczególnych wymiarach czasu pracy, z uwzględnieniem godzin już wykorzystanych.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 13 stycznia 2016 roku wskazało, że przy zmianie wymiaru etatu należy oddzielnie ustalić liczbę godzin zwolnienia przysługujących dla danego etatu, uwzględniając liczbę godzin wykorzystanych przed zmianą poprzez ich odjęcie od przysługującej puli na aktualnym etacie. Przypuśćmy, że pracownik pracował do końca października na pełnym etacie i wykorzystał 6 godzin zwolnienia. Od początku listopada jest zatrudniony na pół etatu. W trakcie zatrudnienia na pół etatu może jeszcze wykorzystać 2 godziny zwolnienia (8 godzin przysługujących na 1/2 etatu minus 6 godzin już wykorzystanych).

Gdyby ten sam pracownik w trakcie zatrudnienia pełnoetatowego nie skorzystał w ogóle ze zwolnienia, po zmianie na pół etatu miałby do dyspozycji 8 godzin lub dwa dni. Sposób obliczania różni się zatem od zasad stosowanych przy urlopie wypoczynkowym – nie sumuje się proporcjonalnych wymiarów z różnych okresów.

Pracownicy z obniżoną normą czasu pracy

Od 26 kwietnia 2023 roku do art. 188 Kodeksu pracy dodano paragraf 4, zgodnie z którym przepisy w zakresie zwolnienia udzielanego w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin. Dotyczy to między innymi osób niepełnosprawnych z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin.

Pracownik o stopniu lekkim ma normę 8-godzinną, więc przysługuje mu standardowy wymiar 16 godzin lub 2 dni. Natomiast osoba ze stopniem umiarkowanym lub znacznym ma prawo do 14 godzin zwolnienia rocznie (7 godzin × 2 dni). Zasada ta ma zastosowanie również do innych grup pracowników objętych obniżoną normą czasu pracy, na przykład niektórych pracowników medycznych.

Jeśli pracownik uzyskał lub utracił orzeczenie o niepełnosprawności w trakcie roku kalendarzowego, należy stosować sposób ustalania ilości godzin analogiczny jak przy zmianie wymiaru czasu pracy. Pracownik, który we wrześniu uzyskał umiarkowany stopień niepełnosprawności i wcześniej wykorzystał 10 godzin zwolnienia, po przedstawieniu orzeczenia będzie miał jeszcze możliwość wykorzystania 4 godzin (14 godzin przysługujących minus 10 wykorzystanych).

Zmiana pracodawcy i wykorzystanie opieki w poprzednim miejscu pracy

Wymiar zwolnienia przysługuje niezależnie od momentu podjęcia pracy u danego pracodawcy w roku kalendarzowym. Pracownik rozpoczynający pracę w styczniu i pracownik zatrudniony od października mają prawo do takiego samego wymiaru – 2 dni lub 16 godzin u nowego pracodawcy.

Ma jednak znaczenie, czy wcześniej w tym samym roku pracownik był zatrudniony i czy korzystał ze zwolnienia u poprzedniego pracodawcy. Informację tę nowy pracodawca znajdzie w świadectwie pracy obejmującym bieżący rok kalendarzowy, którego ma prawo żądać od pracownika. Jeżeli okaże się, że w poprzednim miejscu pracy pracownik już w pełni skorzystał z uprawnienia, nowy pracodawca nie udzieli go ponownie w tym samym roku.

Jeśli pracownik wykorzystał tylko część zwolnienia, na przykład jeden dzień, u nowego pracodawcy może skorzystać z pozostałej części – w tym przypadku z jednego dnia lub odpowiedniej liczby godzin. Warto pamiętać, że wybór formy wykorzystania (dni czy godziny) dokonany w pierwszym wniosku u poprzedniego pracodawcy obowiązuje przez cały rok kalendarzowy, również u kolejnych pracodawców.

O czym jeszcze nie zapomnieć?

Pracownik chcący skorzystać ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem składa pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. We wniosku należy wskazać wybrany wymiar wykorzystania zwolnienia oraz termin. Dobra praktyka to uzgodnienie terminu z pracodawcą z odpowiednim wyprzedzeniem, choć w wyjątkowych sytuacjach pracownik może poinformować pracodawcę o nieobecności w dniu jej rozpoczęcia.

Pracodawca nie może żądać od pracownika uzasadnienia przyczyny skorzystania ze zwolnienia – nie trzeba tłumaczyć, czy dziecko jest chore, czy po prostu potrzebny jest czas na załatwienie spraw związanych z opieką. To zasadnicza różnica między zwolnieniem z art. 188 a zasiłkiem opiekuńczym, który wymaga zwolnienia lekarskiego i dotyczy opieki nad chorym dzieckiem.

Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeśli spełnia on warunki wynikające z art. 188 Kodeksu pracy. Odmowa udzielenia wolnego wbrew przepisom stanowi wykroczenie i może skutkować nałożeniem kary na pracodawcę. Pracownik powinien jednak wykazać się odpowiedzialnością i w miarę możliwości wcześniej informować o planowanej nieobecności.

Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia na opiekę nad dzieckiem jest dla pracodawcy wiążący – nie może on działać niezgodnie z przepisami prawa pracy i odmówić jego udzielenia.

Za czas zwolnienia na opiekę pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia. Oblicza się je zgodnie z zasadami obowiązującymi przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, z tym że składniki zmienne przyjmuje się w wysokości wypłaconej w miesiącu, w którym przypadło zwolnienie. Oznacza to, że pracownik nie ponosi żadnych strat finansowych związanych z wykorzystaniem tego uprawnienia.

Warto planować wykorzystanie zwolnienia z uwzględnieniem wszystkich istotnych dat w ciągu roku. Niektórzy rodzice dzielą wymiar na mniejsze części i wykorzystują go stopniowo na konkretne potrzeby, inni wolą wziąć dwa pełne dni na dłuższy wypoczynek z dzieckiem. Niezależnie od wybranej strategii należy pamiętać, że niewykorzystane w danym roku zwolnienie przepada z końcem grudnia i nie można przenieść go na rok następny ani otrzymać za nie odszkodowania.